Įsivaizduok, kad seniai atidėliojamus, nemėgstamus darbus profesionaliai atlieka kitas žmogus, kol tu ilsiesi, būni su šeima arba skiri laiką bei dėmesį darbams, kuriais mėgaujiesi. Ar jauti atsipalaidavimą, ramybę, kai viskas pagaliau atlikta? Šį džiaugsmą savo klientams nuolat dovanoja jau daugiau kaip vienuolika metų virtualia asistente dirbanti virtualių asistenčių agentūros steigėja ir vadovė MILDA AUGLYTĖ. Pasak jos, darbų delegavimas padeda susikoncentruoti į tai, kas svarbiausia, bei didina motyvaciją, kūrybiškumą ir pasitikėjimą savo stipriosiomis pusėmis.
Nuotraukos – asmeninis archyvas
Kaip atradote save virtualios asistentės amplua?
Esu baigusi turizmo ir viešbučių administravimo studijas ir dirbau įprastą darbą nuo 8 iki 17 val. penkių žvaigždučių viešbutyje Vilniaus senamiestyje. Per kelis metus jau viską ten sužinojau ir išmokau, todėl norėjosi ne tik daugiau laisvės, bet ir savirealizacijos bei naujų žinių, įgūdžių. Supratau, kad įprasto darbo rutina – ne mano prigimčiai. Gyvenimas dar labiau pasikeitė, grįžus gyventi į gimtąją Ukmergę. Pradėjau iš naujo ieškoti savęs ir sau labiausiai tinkamo darbo būdo.
2013 m., kai prasidėjo verslių moterų banga, dalyvavau projekte „Išmani moteris“. Jo metu buvo pristatyta mane sužavėjusi virtualios asistentės veikla. Pagalvojau, kad tai – visiškai apie mane, nes virtuali asistentė dirba nuotoliu, vadinasi, gali dirbti iš bet kurios pasaulio vietos, kur veikia internetas. Ji pati nusistato savo darbo laiką ir trukmę. Po truputį tobulėdama šioje veikloje, vis labiau įsitikinau, kad tai – apie mane.
Džiaugiuosi ir užduočių įvairove. Šiame darbe nėra monotonijos, nes kiekvienas virtualios asistentės klientas – skirtingas, užduotys – taip pat. Vienam klientui reikia surinkti informaciją, kitam – kurti socialinių medijų įrašų tekstus, parengti sertifikatus, naudojantis Canva, ir pan. Man visa tai – labai įdomu.
Iššūkiai, kuriuos tenka įveikti, dalykai, kurių, siekdama atlikti užduotis kokybiškai, turiu išmokti, manęs nevargina, atvirkščiai – įkrauna. Man labai svarbus atvirumas su klientais. Jei ko nors nežinau, informuoju juos apie tai ir skiriu valandą ar dvi reikiamoms žinioms gauti ar programos funkcijoms suprasti. Klientai vertina mano atvirumą ir norą plėsti įgūdžius, siekiant geriausio rezultato, neapsiribojant tuo, ką jau žinau ir moku. O aš pati nuolat tobulėju ir vis plečiu savo žinių bei įgūdžių lobyną.
Kieno problemas dažniausiai sprendžia virtuali asistentė? Kas yra jūsų klientai?
Tai priklauso ir nuo virtualios asistentės kompetencijų, ir nuo kliento poreikių. Mūsų virtualių asistenčių agentūros paslaugos dažniausiai praverčia savo veiklą kuriantiems žmonėms: amatininkams, solo verslininkams ar nedidelėms įmonėms. Pavyzdžiui, kas nors kuria savo papuošalus, bet nemoka ar nenori kurti ir administruoti internetinio puslapio, socialinių tinklų turinio ar užsakyti reklamų. Nedidelėse įmonėse dažnai dar nėra galimybės ar poreikio samdyti darbuotoją pilnam ar pusei etato, o virtualaus asistento paslaugomis galima naudotis nors ir valandą per dieną ar per mėnesį. Galima užsisakyti vienkartinius projektus, taip pat – organizuoti ilgalaikį bendradarbiavimą.
Pavyzdžiui, vienos renginių vedėjos pageidavimu, surinkome visų Lietuvos dvarų, muziejų, turizmo informacijos ir kultūros centrų kontaktus – dirbtinis intelektas to padaryti dar negali. Klientė, mums atlikus darbą (tvarkingai, organizuotai, pagal savivaldybes, „Excel“ lentelėje su nuorodomis), labai džiaugėsi, kad pagaliau jis įgyvendintas, nes ji nespėjo, neprisiruošė to padaryti jau metus, o nebaigtas darbas kėlė stresą. Vėliau klientė dar paprašė visiems surastiems kontaktams išsiųsti jos prisistatymą. Visa tai – puikiai įgyvendinama nuotoliu.
Su klientais bendradarbiaujame ir kurdami ilgalaikius projektus. Pavyzdžiui, vienai jogos mokytojai padedame jau devynerius metus. Per tą laiką ji netgi tapo mano geriausia drauge (šypsosi). Jai reikėjo pagalbos, administruojant internetinį puslapį, maketuojant vizualų turinį, kuriant ir siunčiant naujienlaiškius, atsakant žinutes, siunčiant mokėjimų priminimus ir kt. Visais šiais klausimais gelbstint virtualiai asistentei, jogos mokytoja gali susitelkti į svarbiausias užduotis ir savo veiklos vizijos realizavimą.
Kartais mus samdo didelės įmonės, ieškančios telemarketingo, šaltųjų skambučių paslaugų kelioms ar keliasdešimčiai valandų per mėnesį ar ilgesniam laikotarpiui. Virtualios asistentės, pavyzdžiui, prireikia ir tiems, kurie patys rašo tekstus socialiniams tinklams, samdo žmogų, kuris kuria vizualus, tačiau nespėja jau sukurto turinio sukelti į skirtingus socialinius tinklus. Dirbame ir su psichologais, psichoterapeutais, koučeriais – montuojame jiems „Instagram“ vaizdo įrašus. Situacijų ir poreikių įvairovė – išties didelė, todėl kiekvieną atvejį analizuojame ir konkrečius pasiūlymus teikiame individualiai.
Virtualios asistentės paslaugų prireikia ne tik verslo, bet ir asmeniniams tikslams: esame pildę duomenis, siekiant gauti vizą, ruošę kelionės Alikantėje maršrutą dešimčiai žmonių, surinkę informaciją apie įdomiausius „Muziejų nakties“ renginius bei objektus ir sudarę tos nakties maršrutą. Daug gali pagelbėti ir dirbtinis intelektas, bet ne visi moka juo naudotis ir ne visi juo pasitiki.
Kokius pokyčius pastebi klientai, pradėję naudotis virtualios asistentės paslaugomis? Kas keičiasi, pradėjus deleguoti užduotis kitiems?
Jeigu norima plėsti, auginti savo veiklą, būtina deleguoti užduotis. Paroje yra ir visada bus dvidešimt keturios valandos – to nepakeisime. Tačiau, turėdami papildomas rankas – pagalbą, tarsi gauname papildomo laiko – nors ir vieną valandą per dieną. Tai – svarbus palengvinimas. Dažnai atidėliojame darbus, manydami, kad geriausiai juos atliksime patys. Tačiau būtent tie darbai, kurie prisidėtų prie veiklos plėtros, taip ir lieka nepadaryti, nes paprasčiausiai neužtenka laiko ar jėgų... Tuos atidėliojamus, bet svarbius darbus skaitmeninėje erdvėje gali atlikti virtuali asistentė.
Turėdami papildomas rankas – pagalbą, tarsi gauname papildomo laiko – nors ir vieną valandą per dieną. Tai – svarbus palengvinimas.
Pradėję naudotis virtualių asistentų paslaugomis, klientai patiria mažiau susierzinimo ir streso, kurį lemia nepatinkančios užduotys. Nutarus dėl darbo atlikimo termino ir formos, klientas gali būti ramus ir užtikrintas, kad sulauks rezultato, kurio tikisi. Jis tarsi nusiima naštą nuo pečių ir nebėra atsakingas už tos užduoties įvykdymą. Tai lemia malonų palengvėjimo pojūtį.
Pavyzdžiui, kaip lengva ir gera, kai naujienlaiškio idėjas ir auditorijai norimą perteikti turinį gali įrašyti net ir balso žinute (ypač jeigu vis pritrūksta laiko arba sunku rašyti lietuvių kalba), o virtuali asistentė parengia puikų galutinį rezultatą ir pasirūpina, kad naujienlaiškis bei svarbios žinutės pasiektų kliento auditoriją tinkamiausiu laiku.
Kaip bendradarbiavimas su virtualia asistente gali pakeisti finansinę situaciją?
Visų pirma, virtuali asistentė, atlikdama įvairias užduotis, taupo kliento laiką, kurį jis gali skirti savo veiklos plėtrai. Tačiau tai – dar ne viskas. Virtuali asistentė netgi gali padėti uždirbti pinigų. Pavyzdžiui, konsultantas, valandai pasamdęs virtualią asistentę, jai sumoka 30 eurų, o pats tą valandą, delegavęs darbus, skiria konsultacijai, kuri kainuoja 100 eurų. Taip jis ne tik po valandos gauna baigtą užduotį, bet ir uždirba 70 eurų, kurių nebūtų uždirbęs, jei virtualiai asistentei patikėtas užduotis atliktų pats. Tai dovanoja ramybės jausmą. Pavyzdžiui, viena klientė mūsų elektroninės rinkodaros paslaugoms išleido 180 eurų ir, galiausiai, uždirbo 880 eurų.
Virtuali asistentė, atlikdama įvairias užduotis, taupo kliento laiką, kurį jis gali skirti savo veiklos plėtrai. Tačiau tai – dar ne viskas. Virtuali asistentė netgi gali padėti uždirbti pinigų.
Moterys, delegavusios užduotis virtualiai asistentei, gali išsimiegoti, o ne naktį, užmigdžiusios vaikus, baigti būtinus darbus (žinau, nes pati tai patyriau). Vietoje to, jos gali atsikelti pailsėjusios, išsimiegojusios, aštriu protu ir džiaugtis tuo, kad reikiamos užduotys – jau atliktos. Kartais problema – ne miego trūkumas, o negebėjimas ramiai pabūti su vaikais, nes vis nespėjama baigti darbų – čia taip pat gali pagelbėti užduočių delegavimas.
Tikriausiai specialistas, nuolat atliekantis daugybę skirtingų, su jo darbo esme nesusijusių, bet vis dėlto būtinų užduočių, ilgainiui nuo to ne tik pervargsta, bet ir praranda įkvėpimą bei prasmę?
Iš tikrųjų dažnai užsisukame administraciniuose ir kituose, ne esminiuose darbuose, pamiršdami, kad džiaugsmingi ir prasminga veikla užsiimantys jaučiamės tada, kai veikiame pagal prigimtį, pavyzdžiui, vesdami koučingo sesijas. Tai teikia gerokai didesnį pasitenkinimą nei internetinio puslapio korekcijos ar produktų įkėlimas. Darbų delegavimas suteikia pagrindiniam darbui ir jį atliekančiam specialistui gerokai daugiau vertės, o viduje – teigiamų jausmų, prasmės pojūčio. Nepatirdami to, prarandame energiją, įkvėpimą, ir dirbti tampa ne malonu, o sunku. Būtent tuos darbus, kurių atlikti nesinori, kuriuos atlikdamas jauti, kad gaišti laiką, reikia deleguoti – ne tuos, kurie teikia džiaugsmą ir leidžia padėti kitiems. Virtuali asistentė negali atlikti esminių specialisto ar solo verslininko darbų. Ji negali vesti konsultacijos vietoje psichologo, bet gali padėti jam, pavyzdžiui, perduodama klientams reikiamą informaciją.
Darbų delegavimas suteikia pagrindiniam darbui ir jį atliekančiam specialistui gerokai daugiau vertės, o viduje – teigiamų jausmų, prasmės pojūčio.
Ar specialistams lengva suprasti, kurie darbai gali būti deleguojami virtualiai asistentei?
Iš pradžių tai gali atrodyti sudėtinga, tačiau pažintinio pokalbio metu išsiaiškiname, kokios užduotys sudaro kliento veiklą, kurios iš jų – jam svarbios ir malonios, o kurių nemėgsta. Net ir išsigryninus, kurie darbai galėtų ir turėtų būti deleguojami, kai kuriems būna sudėtinga pasitikėti, kad kitas žmogus gali tuos darbus atlikti taip pat gerai (arba net geriau) nei jis. Su tokiais klientais po truputį užmezgame pasitikėjimą, išmokstame kartu dirbti žingsnis po žingsnio. Iš pradžių jiems nedrąsu, bet, pamatę, kad gerai sekasi, pajutę delegavimo privalumus, net ir nepasitikintys pradeda džiaugtis maloniais rezultatais. Pradedame nuo tų darbų, kurie labiausiai slegia, kurių labiausiai nesinori atlikti pačiam: vieniems tai – socialinių tinklų turinys, kitiems – skambučiai.
Pavyzdžiui, viena klientė – smulki verslininkė labiausiai nemėgsta skambinti, siūlydama savo paslaugas (nors jos darbe tai – būtina), todėl, delegavusi virtualiai asistentei šią užduotį, gali atsipalaiduoti ir bendradarbiauti tik su tais, kurie jau informuoti apie jos paslaugas bei nori jas užsakyti. Delegavus nemėgstamiausią darbą virtualiai asistentei, dabar verslas jai sekasi puikiai.
Kaip, Jūsų nuomone, keisis virtualių asistentų vaidmuo ateityje?
Kuo toliau, tuo daugiau mūsų gyvenimo ir darbų tampa skaitmeniniais. Vis daugiau užduočių galima deleguoti kitiems asmenims arba dirbtinio intelekto įrankiams, taip siekiant balanso tarp darbo ir poilsio bei asmeninio gyvenimo. Šis gyvenimas – toks trapus, o mes jame – gana trumpam, todėl stenkimės spėti juo pasidžiaugti. Vaikais reikia džiaugtis dabar, jie labai greitai užauga, su brangiais žmonėmis pabūti – dabar. Galima dirbti iki nakties ir uždirbti daug pinigų, bet nematyti, kaip užauga tavo vaikas.
Virtuali asistentė – tai pagalba, kuria galima pasinaudoti, siekiant skirti daugiau laiko tam, kas svarbiausia. Nebijokite deleguoti darbų, nes perfekcionizmas veda tik į perdegimą ir laiko švaistymą.
Virtuali asistentė gali suteikti įvairias paslaugas:
- nuo socialinių tinklų administravimo, naujienlaiškių kūrimo iki duomenų paieškos, struktūros ir analizės;
- ją galima samdyti vienam ar keliems kartams arba, pavyzdžiui, vienai valandai per dieną ar net per mėnesį;
- asistentė palengvina gyvenimą ir leidžia savo brangų laiką skirti svarbioms darbo ar gyvenimo veikloms, savo paskirčiai, o ne užduotims, kurias gali atlikti ir kiti.
KAM AKTUALI VIRTUALIOS ASISTENTĖS PASLAUGA
Virtualių asistenčių paslaugos dažniausiai aktualios verslams ir asmenims, kuriems trūksta žinių (nemokantiems) arba laiko atlikti tam tikrų informacinių technologijų srities užduotis. Kartais virtuali asistentė – universali projektų vadovė, koordinatorė, daugelį darbų galinti atlikti nuotoliu. Kartais ji specializuojasi ir atlieka tik konkrečias užduotis.
Milda – universali virtuali asistentė, baigusi daugybę skirtingų IT sričių mokymų ir turinti platų įgūdžių spektrą: išmano internetines reklamas, socialinius tinklus, naujienlaiškių, vizualaus turinio ir internetinių puslapių kūrimą, SEO ir t. t. Per daugelį metų ir įvairių patirčių ji sukaupė gausybę žinių, kurios – apie šiek tiek skirtingus dalykus, tačiau iš esmės apie vieną sritį – skaitmeninę erdvę.
Daugiau informacijos apie Mildą: www.virtualiasistente.lt
Apie virtualių asistenčių agentūrą: www.vaagentura.lt
Jei turite klausimų dėl paslaugų arba norite sužinoti, kuo virtuali asistentė gali būti naudinga jūsų veikloje, rašykite: milda@virtualiasistente.lt
